在編輯word文檔時(shí)我們常常需要輸入一些特定的字符串如單位名稱，為了保持這些字符的一致性同時(shí)也為了提高輸入的效率，有什么辦法可以快速操作實(shí)現(xiàn)嗎？今天小編就來給大家分享下輸入特定字符串的八大技巧。

一、自動(dòng)更正法

執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框（如圖1），切換到“自動(dòng)更正”標(biāo)簽下（通常是默認(rèn)標(biāo)簽）在“替換”下面的方框中輸入一個(gè)便于理解的字母組合（如“yjgs”），在“替換為”下面的方框中輸入“某省某市第一建筑安裝工程公司”，按“確定”按鈕返回。

以后在需要輸入這一文本處，只要輸入字母組合“yjgs”及后續(xù)文本，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為對(duì)應(yīng)的字符——某省某市第一建筑安裝工程公司。

注意：①如果需要添加多個(gè)自動(dòng)更正項(xiàng)目，只要在上述對(duì)話框中按“添加”按鈕，再重復(fù)上述操作就可以了。②如果文檔中確實(shí)需要輸入字母組合“yjgs”，可以先輸入字母組合“yjgss”及后續(xù)文本，然后再返回來將最后一個(gè)字母“s”刪除就行了。③在Word中定義的自動(dòng)更正項(xiàng)目，在Office其它組件（如Excel等）中，同時(shí)起作用。

二、自動(dòng)圖文集法

先將需要的字符輸入到文檔中，然后選中這些字符，執(zhí)行“插入→自動(dòng)圖文集→新建”命令（或者按“Alt+F3”組合鍵），打開“創(chuàng)建‘自動(dòng)圖文集’”對(duì)話框（如圖2），輸入一個(gè)名稱（如“yjgs”等），確定返回。

以后需要輸入上述字符時(shí)，只要執(zhí)行“插入→自動(dòng)圖文集→正文→yjgs”即可。

注意：定義好自動(dòng)圖文集后，在文檔中輸入自動(dòng)圖文集的名稱（yjgs），然后按下“Enter”鍵，即可快速將定義好的字符輸入到文檔中。

三、宏

啟動(dòng)Word，按Alt+F11組合鍵進(jìn)入Visual Basic編輯狀態(tài)（如圖3）。

執(zhí)行“插入模塊”命令，插入一個(gè)模塊（模塊1），雙擊插入的模塊進(jìn)入模塊代碼書寫狀態(tài)，將下述代碼輸入其中：

Sub 特定字符()

Selection.TypeText Text:="某省某市第一建筑安裝工程公司"

End Sub

輸入完成后，關(guān)閉Visual Basic編輯窗口返回。

今后需要輸入上述特定的字符時(shí)，只要運(yùn)行一下上述宏就行了。

注意：如果經(jīng)常要運(yùn)行某個(gè)宏，可以在工具欄上為其制作一個(gè)激活按鈕。

四、自定義詞組法

啟動(dòng)Word（也可以是其它字表處理軟件），打開自己常用的輸入法（如“快樂五筆”等），在狀態(tài)條上右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“手工造詞”選項(xiàng)，打開“手工造詞”對(duì)話框（如圖4），在“詞語”后面的方框中輸入字符——某省某市第一建筑安裝工程公司，在“外碼”后面的方框中輸入“yjgs”（也可以采用系統(tǒng)給出的外碼），按“添加”和“關(guān)閉”按鈕返回。

以后需要輸入這一字符時(shí)，只要輸入字母組合“jygs”即可。

注意：顯然對(duì)于能夠輸入中文字符的地方，這一方法都是可行的。

上述三種方法，一次定義，適用于多個(gè)Word，收到了一勞永逸的效果。但是，如果在某篇文檔中臨時(shí)需要輸入某些特定的字符，那又該如何呢？請(qǐng)接著往下看。

五、一次替換法

如果一篇文檔中，多處輸入一條特定的字符，可以這樣操作：先在需要輸入特定字符處輸入某個(gè)特殊字母（我用的是五筆輸入法，所以通常用字母“z”），待文章全部錄入完成后，執(zhí)行“編輯→替換”命令（或按“Ctrl+H”組合鍵），打開“查找和替換”對(duì)話框（如圖5），在“查找內(nèi)容”后面的方框中輸入字母“z”（默認(rèn)情況下，可以不考慮大小寫問題），在“替換為”后面的方框中輸入“某省某市第一建筑安裝工程公司”，按“全部替換”按鈕，系統(tǒng)即可快速將文檔中的字母“z”替換為上述給定的文本。

注意：①采用這種方法，對(duì)于輸入特殊符號(hào)（如※）非常方便，可以大大減少反復(fù)切換鍵盤或輸入法的次數(shù)。②如果先將一幅圖片插入到文檔中，選中圖片，執(zhí)行一下“復(fù)制（剪切）”操作，然后再打開“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”后面的方框中輸入字母“z”，在“替換為”后面的方框中輸入“^c”（“c”一定要是小寫格式），按“全部替換”按鈕，系統(tǒng)即可快速將文檔中的字母“z”替換為上述圖片。

六、剪貼板法

在一篇文檔中，臨時(shí)需要多次輸入多條特定字符時(shí)，可以這樣操作：執(zhí)行“視圖→任務(wù)窗格”命令，展開“任務(wù)窗格”工具欄，按工具欄右上角的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉菜單中，選擇“剪貼板”選項(xiàng)，進(jìn)一步展開“剪貼板”工具欄（如圖6）。再將多條特定字符一次性輸入一遍，分別對(duì)上述特定字符作“復(fù)制”操作，將其一一復(fù)制到剪貼板中（參見圖5）。

以后將光標(biāo)定在需要輸入某條特定字符處，雙擊“剪貼板”上相應(yīng)的詞條即可。

注意：①Word2003的剪貼板可以同時(shí)容納24條內(nèi)容，如果超過24條后，仍然執(zhí)行復(fù)制操作，則隨著后續(xù)內(nèi)容的添加，前面的內(nèi)容會(huì)依次被清除。②在Word“剪粘板”打開的情況下，在其它應(yīng)用程序中所作的復(fù)制操作內(nèi)容，也可以被保存在Word的“剪貼板”中。③如果不需要這些詞條，只要點(diǎn)擊工具欄上的“全部清空”按鈕即可（也可以有選擇性地清除）。

七、定義書簽法

將需要的特定字符（如“比上年同期增長128%”等）輸入到Word文檔中，然后選中這一特定字符，執(zhí)行“插入→書簽”命令，打開“書簽”對(duì)話框（如圖7），輸入一個(gè)便于理解的名稱（如“zzbl”），然后依次按“添加”、“取消”按鈕返回。

以后需要輸入該詞條時(shí)，請(qǐng)執(zhí)行“插入→引用→交叉引用”命令，打開“交叉引用”對(duì)話框（如圖8），按“引用類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“書簽”選項(xiàng)，然后選中其中需要的書簽名稱，再單擊“插入”按鈕即可。

注意；如果對(duì)定義的書簽內(nèi)容進(jìn)行了修改（如“比上年同期增長127.5%”），只要按“Ctrl+A”組合鍵選中全文，再按一下F9功能鍵，后面引用的內(nèi)容會(huì)一次性作出相應(yīng)的更改，準(zhǔn)確、方便、高效！

八、選擇性粘貼法

將需要的特定字符（如“比上年同期增長128%”等）輸入到Word文檔中，然后選中這一特定字符，執(zhí)行“復(fù)制”操作，再將光標(biāo)定在需要再次輸入此詞條的位置上，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框（如圖9），選中其中的“粘貼為鏈接”選項(xiàng)（其它選項(xiàng)不需要更改），確定返回就行了。

注意：①重復(fù)進(jìn)行“選擇性粘貼”可以將上述詞條插入到文檔多處。②此時(shí)，如果修改了最初的詞條內(nèi)容（如“比上年同期增長127.5%”），則后續(xù)詞條隨之更新。

以上就是今天給大家分享的關(guān)于輸入特定字符串的八大技巧，有需要的小伙伴們可以根據(jù)以上步驟進(jìn)行操作，如果需要pdf轉(zhuǎn)word可以使用topdf轉(zhuǎn)換器。